Приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 22.08.2014 N 38-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области"



ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 22 августа 2014 г. № 38-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области от 03.12.2014 № 59-п)

В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", абзацем третьим пункта 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113, в целях упорядочения работы с документами в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении.
2. Государственным учреждениям Омской области, подведомственным Главному управлению, при ведении делопроизводства и подготовке документов руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в Главном управлении, утвержденной настоящим приказом.
3. Отделу организационного и информационного обеспечения политики занятости населения Главного управления в срок до 15 сентября 2014 года разработать проект распоряжения Главного управления о внесении изменений в распоряжение Главного управления от 8 мая 2009 года № 50-р "О назначении ответственных за делопроизводство в отделах Главного управления государственной службы занятости населения Омской области".
4. Признать утратившими силу:
1) приказ Главного управления от 14 декабря 2009 года № 54-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области";
2) приказ Главного управления от 15 сентября 2010 года № 36-п "О внесении изменений в приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 14 декабря 2009 года № 54-п";
3) приказ Главного управления от 1 октября 2010 года № 39-п "О внесении изменения в приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 14 декабря 2009 года № 54-п";
4) приказ Главного управления от 16 ноября 2012 года № 50-п "О внесении изменений в приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 14 декабря 2009 года № 54-п".
5. Пункт 3 приказа Главного управления от 25 марта 2011 года № 20-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
6. Пункт 12 приказа Главного управления от 7 июля 2011 года № 29-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
7. Пункт 2 приказа Главного управления от 2 декабря 2011 года № 49-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
8. Пункт 16 приказа Главного управления от 5 апреля 2012 года № 14-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
9. Пункт 3 приказа Главного управления от 5 июня 2012 года № 27-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
10. Пункт 10 приказа Главного управления от 24 августа 2012 года № 35-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
11. Пункт 7 приказа Главного управления от 9 апреля 2013 года № 15-п "О внесении изменений в отдельные приказы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" исключить.
12. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по финансовым вопросам С.А. Карпунину.

Начальник Главного управления
В.В.Курченко





Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 22 августа 2014 г. № 38-п

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области от 03.12.2014 № 59-п)

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года № 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и иных информационных технологий.
4. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
5. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Главного управления, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Главного управления осуществляется в форме электронных документов, согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции.
6. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
7. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство отделами Главного управления по работе с документами;
4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.
8. В соответствии с распоряжением Главного управления, подготавливаемым организационным отделом Главного управления, определяются работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления.
Работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Главного управления, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления, передают их на хранение в архив Главного управления.
9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику Главного управления.
При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в архив Главного управления.
В случае болезни работника Главного управления вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
10. Работники Главного управления несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
11. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления или лицами, исполняющими их обязанности, при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.

2. Бланки документов

12. В Главном управлении документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
В Главном управлении также создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, которые оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО.
13. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размером шрифта "14", с одной стороны листа.
14. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.
15. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:
1) левое - от 2,5 до 3,5 см;
2) правое - от 1,25 до 2,25 см;
3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
16. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
17. Бланки Главного управления имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
18. В Главном управлении установлены следующие виды бланков документов:
1) бланк приказа Главного управления согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции;
2) бланк распоряжения Главного управления согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции;
3) бланк письма Главного управления согласно приложению № 4 к настоящей Инструкции;
4) иные виды бланков. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО.
19. Совместные документы, подписываемые от имени Главного управления и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.

3. Оформление реквизитов документов Главного управления

20. Реквизит "Герб Омской области".
Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Главного управления и писем Главного управления в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года № 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
21. Реквизит "Наименование организации".
Наименование Главного управления должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Главном управлении, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 28 декабря 2006 года № 177 "О Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".
22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Главного управления местом составления (издания) документа указывается город Омск.
23. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Наименование вида документа не указывается в письмах.
24. Реквизит "Справочные данные об организации".
Справочные данные о Главном управлении указываются на бланках писем Главного управления и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
25. Реквизит "Дата документа".
Датой документа является дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).
Датой документа, подписываемого совместно двумя или несколькими должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.11.2014 или 27.11.2014.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 ноября 2014 года.
В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 12 ноября 2014 года.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
26. Реквизит "Регистрационный номер документа".
Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Главного управления и порядкового номера документа в массиве данных документов.
Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.
При регистрации правовых актов Главного управления их нумерация осуществляется с учетом следующих особенностей:
1) в отношении приказов Главного управления - порядковый номер приказа Главного управления с индексом "-п";
2) в отношении распоряжений Главного управления по основной деятельности - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-р";
3) в отношении распоряжений Главного управления о проведении проверок юридических лиц при осуществлении регионального государственного надзора и контроля за приемом на работу инвалидов в пределах установленной квоты, в том числе за выделением (созданием) рабочих мест (специальных рабочих мест) для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой, - порядковый номер распоряжения с индексом "-рк";
4) в отношении распоряжений Главного управления о приеме, увольнении, переводе и перемещении работников Главного управления - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-л";
5) в отношении распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-к".
27. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа".
При подготовке ответов Главного управления заинтересованным лицам в исходящем документе Главного управления исполнителем указывается на бланке письма Главного управления исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Главного управления.
28. Реквизит "Адресат".
В качестве адресата документа могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство экономики
Омской области

При адресации документа должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например:

Министру труда и
социального развития
Омской области
И.О. Фамилия

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, инициалы указываются перед фамилией, например:

Директору казенного
учреждения Омской области
"Центр занятости населения
Центрального административного
округа города Омска"
И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам.
При адресации письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Казенное учреждение
Омской области
"Центр занятости населения
Центрального административного
округа города Омска"
Певцова ул., д. 13,
г. Омск, 644043

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам казенных
учреждений службы занятости
населения Омской области,
начальникам отделов Главного
управления государственной
службы занятости населения
Омской области

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, инициалы ставятся после фамилии, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.
Карла Маркса просп., д. 5, кв. 2,
г. Омск, 644073

29. Реквизит "Наименование либо аннотация документа".
Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.
Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, занимают до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.
Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:

Об участии в межрегиональной конференции

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент начальника правового отдела

30. Реквизит "